Jak 46timing przetwarza dane osobowe

Kto odpowiada za przetwarzanie danych?

Gdy zapisujesz się na zawody lub bierzesz w nich udział, administratorem danych jest organizator zawodów. Organizator decyduje, dlaczego dane uczestników są potrzebne, jak przebiegają zawody oraz jakie listy startowe i wyniki są publikowane.

ASAP Services AB prowadzi 46timing i jest podmiotem przetwarzającym dane zawodów na zlecenie organizatora. Spółka jest administratorem danych dotyczących bezpośrednich zapytań do 46timing, działania technicznego, bezpieczeństwa i statystyk odwiedzin.

Dane, które przetwarzamy

Zakres danych zależy od tego, z której części usługi korzystasz:

• Zapisy: adres e-mail, imię, nazwisko, płeć, rok urodzenia, klub, opcjonalny identyfikator federacji oraz, w zawodach par, imię i nazwisko partnera.
• Przebieg zawodów: numer startowy, grupa i godzina startu, odprawa, punkty pomiarowe i czasy, status, wynik, miejsce oraz ewentualne kary.
• Moje strony i przeniesienia miejsc: adres e-mail oraz zdarzenia potrzebne do wyświetlenia, zmiany lub przeniesienia miejsca startowego.
• Płatność, jeśli obowiązuje opłata startowa: kwota, status i czas płatności oraz identyfikator dostawcy. 46timing nie otrzymuje ani nie przechowuje danych karty.
• Zapytania organizatorów: organizacja, osoba kontaktowa, e-mail, opcjonalny numer telefonu, informacje o zawodach i wiadomość.
• Korzystanie techniczne: dzienniki bezpieczeństwa i błędów oraz zagregowane statystyki odwiedzin opisane poniżej.

Dane widoczne publicznie

Listy startowe mogą zawierać imię i nazwisko, numer startowy, klub, kategorię, kraj, partnera lub drużynę i planowaną godzinę startu. Wyniki mogą dodatkowo pokazywać międzyczasy, czas końcowy, status, miejsce i kary. Strony te są dostępne bez konta.

Adres e-mail, dokładny rok urodzenia, identyfikator federacji i dane płatności nie są publiczne.

Listy startowe i wyniki nie wygasają automatycznie. Mogą pozostać jako historyczny zapis zawodów tak długo, jak organizator utrzymuje zawody jako opublikowane. Poproś organizatora lub 46timing o poprawienie albo usunięcie danych, które nie powinny być widoczne.

Sam decydujesz, ile z Twojego imienia i nazwiska jest widoczne. Na Moich stronach możesz wybrać pełne imię i nazwisko, same inicjały albo brak imienia i nazwiska, a wybór obejmuje wszystkie Twoje zgłoszenia. Numer startowy, kategoria, czas i miejsce pozostają w obu przypadkach — należą do wyników zawodów.

Publikacja może obejmować również osoby niepełnoletnie. Organizator odpowiada za poinformowanie uczestników i opiekunów oraz za właściwą podstawę publikacji.

Podstawy prawne przetwarzania

• Umowa i działania przed jej zawarciem: przyjęcie zgłoszenia lub zapytania, obsługa miejsca startowego i przeprowadzenie ewentualnej płatności.
• Prawnie uzasadniony interes: pomiar czasu i dokumentowanie zawodów, publikowanie list startowych i wyników, ochrona usługi oraz jej ulepszanie na podstawie zagregowanych statystyk.
• Zgoda: gdy formularz wyraźnie prosi o akceptację. Zgodę można wycofać w odniesieniu do przyszłego przetwarzania; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
• Obowiązek prawny: gdy przepisy wymagają przechowywania danych płatniczych lub księgowych.

Kto otrzymuje dane?

• Organizator oraz sędziowie, obsługa i osoby mierzące czas, które potrzebują danych do przeprowadzenia zawodów.
• Osoby odwiedzające publiczne listy startowe, strony na żywo i wyniki — w zakresie opisanym powyżej.
• Dostawcy hostingu, przechowywania danych, poczty elektronicznej, płatności i statystyk odwiedzin — tylko w zakresie niezbędnym do działania usługi.
• Nie sprzedajemy danych osobowych ani nie wykorzystujemy danych uczestników do reklamy profilowanej.

Wiadomości e-mail

46timing wysyła linki do potwierdzenia zgłoszenia i logowania, potwierdzenia zgłoszenia i płatności oraz informacje o przeniesieniu miejsca startowego. Wysyłamy także opcjonalne pytania do opiekunów o sposób wyświetlania imienia i nazwiska osoby niepełnoletniej oraz powiadomienia o zmianie opublikowanego miejsca. Te dwa rodzaje wiadomości można wyłączyć i ponownie włączyć za pomocą odnośnika w wiadomości; wiadomości dotyczące logowania, bezpieczeństwa, zgłoszeń, przekazania miejsca, zastrzeżeń i odwołania zawodów nadal są wysyłane. Zapytania organizatorów są również przesyłane do 46timing i obsługiwane pocztą elektroniczną. Nie wysyłamy uczestnikom marketingu bez osobnego wyboru.

Statystyki odwiedzin

Korzystamy z Plausible Analytics, aby uzyskać zagregowane statystyki odwiedzanych stron, stron odsyłających, przeglądarki, systemu operacyjnego, urządzenia i przybliżonej lokalizacji. Plausible nie używa plików cookie i nie przechowuje surowych adresów IP ani pełnych danych User-Agent. Dzienny identyfikator odwiedzającego nie pozwala śledzić osoby między kolejnymi dniami.

Pomiar czasu wspomagany kamerą

Podczas zawodów korzystających z pomiaru wspomaganego kamerą w punkcie pomiarowym mogą być wykonywane zdjęcia ze znacznikiem czasu. 46timing może przechowywać zarówno pomniejszony pełny kadr, jak i dokładniejsze zbliżenie numeru startowego. Po potwierdzeniu numeru przez obsługę powstaje także oznaczona kopia łącząca zdjęcie z uczestnikiem, numerem i czasem.

Zawody mogą dodatkowo wykonywać zdjęcia uczestników w dwóch momentach: jedno przy rejestracji, gdy odbierasz numer startowy, oraz zdjęcia lub nagranie całej grupy startowej tuż przed startem. Są przechowywane razem ze zgłoszeniem i służą organizatorowi do ustalenia, kto jest kim, gdy numer startowy odpadł lub jest nieczytelny na zdjęciu z pomiaru. Nigdy nie są pokazywane publicznie, nie są częścią wyników i nie są używane do automatycznego rozpoznawania twarzy. Fotografowanie jest dobrowolne — możesz odmówić przy rejestracji bez wpływu na swoje zgłoszenie.

W przypadku uczestników w kategorii młodzieżowej takie zdjęcia są wykonywane wyłącznie wtedy, gdy opiekun wyraźnie wyraził zgodę. Brak odpowiedzi liczy się jako odmowa. Opiekun może wycofać zgodę w każdej chwili — przez link w wiadomości lub na swoich stronach.

Zdjęcia są usuwane automatycznie. Okres wynosi 30 dni od momentu, w którym wyniki zawodów staną się publiczne, chyba że organizator ustawi krótszy, a okres obowiązujący dla danych zawodów jest podany w ich informacji dla uczestników, zanim się zapiszesz. Zawody, które nigdy nie publikują wyników, nie mają takiego momentu, od którego można liczyć — wtedy zdjęcia są usuwane 90 dni po dniu zawodów. Usunięcie dotyczy zdjęć; Twój czas, wynik i lokata należą do dokumentacji zawodów i są zachowywane.

Jeśli zgłosisz zastrzeżenie do wyniku przed upływem tego okresu, zdjęcia z zawodów są zachowywane, dopóki zastrzeżenie jest otwarte, aby było na czym oprzeć rozstrzygnięcie. To wstrzymanie ma granicę: zastrzeżenie, w którym przez 14 dni nic się nie dzieje, zamyka się samo, a odliczanie do usunięcia jest wtedy wznawiane od miejsca, w którym się zatrzymało, a nie od nowa. Zastrzeżenie możesz zgłosić przez swoje własne strony albo mówiąc o tym organizatorowi, który zapisze je w Twoim imieniu.

Zawody mogą zachować swoje oznaczone zdjęcia numerów startowych po tej dacie, jako materiał referencyjny do odczytu numerów. To świadoma decyzja dla konkretnych zawodów, a nie ustawienie domyślne, i zawody, które tak robią, muszą to podać w informacji dla uczestników. Możesz sprzeciwić się przechowywaniu swoich zdjęć w ten sposób.

Możesz poprosić o usunięcie swoich zdjęć przed upływem tego okresu. Napisz do nas lub do organizatora, podając zawody i swój numer startowy.

Zawody transmitowane na żywo

Niektórzy organizatorzy transmitują swoje zawody na żywo. Transmisja należy do organizatora i odbywa się na jego własnym kanale — to on decyduje, co jest filmowane i co dzieje się z nagraniem później. Jeśli bierzesz udział w transmitowanych zawodach, możesz być na nich widoczny. Zawody, które planują transmisję, informują o tym, zanim się zapiszesz.

Gdy strona zawodów pokazuje transmisję, wideo nie jest ładowane, dopóki nie naciśniesz przycisku odtwarzania: strona pokazuje nasz własny obraz zastępczy i nic nie jest wcześniej pobierane z YouTube ani Vimeo. Po naciśnięciu odtwarzania ta platforma otrzymuje Twoje zapytanie i obowiązuje jej własna polityka prywatności. Oglądanie transmisji nigdy nie wymaga konta u nas.

Jak długo przechowujemy dane

• Dane uczestników, pomiarów i wyników są przechowywane tak długo, jak organizator potrzebuje dokumentacji zawodów. Opublikowane wyniki nie mają obecnie automatycznego terminu wygaśnięcia.
• Niedokończone płatne zgłoszenie wygasa po dwóch godzinach. Status i identyfikatory płatności mogą być przechowywane dłużej w celu rozliczeń, wsparcia i spełnienia obowiązków prawnych.
• Zapytania organizatorów są przechowywane tak długo, jak są potrzebne do prowadzenia kontaktu. Nie ma automatycznego terminu usunięcia; możesz poprosić o ich skasowanie.
• Jeśli wyłączysz opcjonalne wiadomości, przechowujemy jednokierunkowy identyfikator utworzony z adresu e-mail tak długo, jak jest to potrzebne do respektowania tego wyboru. Sama lista blokad nie przechowuje adresu e-mail.
• Plausible przechowuje zagregowane statystyki. Tymczasowy identyfikator odwiedzającego zmienia się codziennie.
• Zdjęcia z kamer są usuwane automatycznie 30 dni po tym, jak wyniki zawodów staną się publiczne, lub wcześniej, jeśli organizator ustawił krótszy okres; 90 dni po dniu zawodów w przypadku zawodów, które nigdy nie publikują wyników. Otwarte zastrzeżenie do wyniku zatrzymuje usuwanie do czasu rozstrzygnięcia, a zastrzeżenie bez aktywności przez 14 dni zamyka się samo. Jedynym wyjątkiem są zawody, które zachowują oznaczone zdjęcia numerów startowych jako materiał referencyjny — musi to być podane w ich informacji dla uczestników.

Twoje prawa

W zależności od rodzaju przetwarzania możesz mieć prawo do:

• uzyskania informacji o swoich danych i otrzymania ich kopii,
• poprawienia danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
• żądania usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• otrzymania danych w formacie umożliwiającym ich przeniesienie oraz wycofania zgody.

Napisz na registration@46timing.se i podaj zawody oraz adres e-mail, których dotyczy sprawa. W przypadku danych zawodów pomożemy skierować wniosek do właściwego organizatora.

Możesz również złożyć skargę do szwedzkiego Urzędu Ochrony Prywatności (IMY), szwedzkiego organu nadzorczego ds. ochrony danych.

Zmiany polityki

Aktualizujemy tę stronę, gdy zmienia się sposób przetwarzania danych w usłudze. Data u góry wskazuje czytaną wersję. Istotne zmiany wpływające na trwające zgłoszenie zostaną również przekazane tam, gdzie mają znaczenie.